Өөрийн үнэлгээнээс гэрчилгээ хүртэл

MSCi — Management System Compliance Incorporation — анхны уулзалтуудаар хамгийн олон сонсдог асуултын нэг нь:

“Эндээс эхлээд гэрчилгээ авах хүртэл яг юу болдог вэ?” Үүнийг үе шат бүрээр нь тайлбарлая.

1. Өөрийн үнэлгээ

Эхний алхам нь ойролцоогоор 15 минутын үнэгүй өөрийн үнэлгээ юм. Үүнийг зөвлөх таны өмнөөс бөглөхгүй. Та стандартаа сонгож, байгууллагынхаа талаар товч мэдээлэл өгөөд, аудиторын шалгаж болох үндсэн асуудлуудтай холбоотой асуултад өөрийн бодит нөхцөлд тулгуурлан хариулна.

Үр дүнд нь:

• 100 онооноос бэлэн байдлын оноо;
• хамгийн их анхаарал шаардлагатай хэсгүүд;
• эхний шатны зөвлөмжүүд гарна.

Үр дүн: байгууллага болон зөвлөх аль аль нь нэг ижил гарааны мэдээлэлтэй болно. Дараагийн ажлыг таамгаар бус, тодорхойлсон хэрэгцээнд үндэслэн төлөвлөх боломжтой болно.

2. Зөрүүгийн шинжилгээ

Энэ нь өөрийн үнэлгээний мэргэжлийн, нотлох баримтад суурилсан хувилбар юм.

Зөвлөх байгууллага танай ажилтнуудын хэлсэн зүйлээр хязгаарлагдахгүй. Бодит процесс, баримт бичиг, бүртгэл болон хэрэгжилтийн нотолгоог шалгаж, стандартын шаардлагатай харьцуулан зөрүүг тодорхойлно.

Тухайлбал, “бид сургалт хийдэг” гэсэн хариулт дангаараа хангалтгүй. Ямар сургалт, хэнд, хэзээ өгсөн, ирц болон үр дүнг хэрхэн бүртгэсэн зэрэг нотолгоог шалгана.

Энэ үе шатыг алгасах нь түгээмэл боловч дараагийн бүх ажлын цар хүрээ, хугацаа, зардлыг хамгийн их тодорхойлдог алхмуудын нэг юм.

3. Загварчлал ба баримтжуулалт

Стандартаар шаардлагатай бодлого, журам, бүртгэл болон бусад баримт бичгийг бэлэн загвараас механикаар хуулбарлах бус, байгууллагын бодит үйл ажиллагаанд тохируулан боловсруулна.

Манай шалгуур энгийн:

Тухайн журмыг хэрэгжүүлэх хүн үүнийг уншаад өөрийн бодит ажлыг таньж байна уу?

Баримт бичиг урт байх нь өөрөө нийцлийн шинж биш. Хэн ч уншдаггүй, бодит ажилтай холбоогүй олон хуудастай гарын авлага нь аудитын давуу тал биш. Харин баримтжуулсан зүйл болон бодит хэрэгжилтийн хооронд зөрүү үүсгэх эрсдэлтэй.

Сайн баримт бичиг нь ойлгомжтой, хэрэгжүүлэх боломжтой, бодит процесстой нийцсэн байх ёстой.

4. Сургалт

Сургалт үндсэндээ хоёр чиглэлтэй. Нэгдүгээрт, мэдлэг, ойлголтын сургалт. Ажилтнууд менежментийн тогтолцоо яагаад хэрэгтэй, өөрсдийн үүрэг юу болох, шаардлагыг биелүүлэхгүй байх нь ямар үр дагавартайг ойлгох шаардлагатай.

Хоёрдугаарт, дотоод аудиторын сургалт. Байгууллага зөвхөн гаднын аудиторт найдах бус, өөрийн тогтолцоог өөрөө шалгаж, сул талаа илрүүлж, сайжруулах чадвартай болох ёстой.

5. Хэрэгжүүлэлт

Энэ үе шатанд боловсруулсан тогтолцоог өдөр тутмын ажилдаа бодитоор ашиглаж эхэлнэ.

Шаардлагатай бүртгэлүүд бий болж, тогтоосон хяналтууд хэрэгжиж, үл тохирол болон асуудлыг илрүүлэн бүртгэж, залруулах арга хэмжээ авч эхэлнэ. Тогтолцоо зөвхөн баримт бичиг дээр бус, байгууллагын бодит ажиллагаанд орж байгаа эсэх нь энэ үед харагдана.

Энэ үе шатыг хиймлээр богиносгох боломжгүй. Хоёр долоо хоногийн дотор гурван сарын бодит үйл ажиллагааны бүртгэл бий болгох боломжгүй.

Аудитор нэг удаагийн баримтаас илүүтэй тогтолцоо тодорхой хугацаанд тууштай хэрэгжиж ирсэн эсэхийг хардаг.

6. Дотоод аудит ба удирдлагын дүн шинжилгээ

Баталгаажуулалтын аудитын өмнө байгууллага өөрийн менежментийн тогтолцоонд дотоод аудит хийж, дараа нь дээд удирдлага тогтолцооны гүйцэтгэлд удирдлагын дүн шинжилгээ хийнэ.

Эдгээр нь стандартын шаардлагыг хангахын тулд хийдэг формаль уулзалт, бичиг цаасны ажил биш.

Дотоод аудитаар тогтолцоо бодитоор хэрэгжиж байгаа эсэх, шаардлага хангаагүй хэсэг байгаа эсэхийг илрүүлнэ. Удирдлагын дүн шинжилгээгээр аудитын үр дүн, зорилтын гүйцэтгэл, асуудал, эрсдэл, нөөцийн хэрэгцээ болон сайжруулах шаардлагатай асуудлыг удирдлагын түвшинд авч үзэж, шийдвэр гаргана.

Туршлагатай аудитор тогтолцоо үнэхээр ажиллаж байна уу, эсвэл зөвхөн аудитад зориулан баримт бичиг бүрдүүлсэн үү гэдгийг эдгээр хоёр процессоос маш сайн харж чаддаг.

7. Баталгаажуулалтын аудит

Баталгаажуулалтын аудитыг таны сонгосон хараат бус баталгаажуулалтын байгууллага гүйцэтгэнэ. MSCi нь зөвлөх үйлчилгээ үзүүлдэг тул баталгаажуулалтын аудитыг өөрөө хийхгүй.

1-р шатны аудитаар байгууллагын менежментийн тогтолцооны үндсэн баримт бичиг, хамрах хүрээ болон 2-р шатны аудитад бэлэн байдлыг үнэлнэ.

2-р шатны аудитаар тогтолцоо бодитоор хэрэгжиж, стандартын шаардлагын дагуу ажиллаж байгаа эсэхийг нотлох баримт, ярилцлага, бүртгэл болон үйл ажиллагааны түүврээр шалгана.

Аудитаар үл тохирол илэрсэн бол байгууллага шаардлагатай залруулах арга хэмжээг авч, холбогдох нотлох баримтыг баталгаажуулалтын байгууллагад хүргүүлнэ. Шаардлагууд хангагдсан гэж үзсэний дараа баталгаажуулалтын байгууллага гэрчилгээ олгох шийдвэр гаргана.

8. Гэрчилгээ авсны дараа

Гэрчилгээ авах нь менежментийн тогтолцооны төгсгөл биш.

Баталгаажуулалтын дараа тогтолцооны хэрэгжилтийг тогтмол хадгалж, сайжруулах шаардлагатай. Ерөнхийдөө жил бүр хяналтын аудит, гурван жилийн баталгаажуулалтын мөчлөгийн төгсгөлд дахин баталгаажуулалтын аудит хийгдэнэ.

Гэрчилгээ авмагцаа хэрэгжилтээ зогсоосон тогтолцоо дараагийн хяналтын аудитад асуудалтай тулгарах магадлал өндөр. Аудитор зөвхөн баримт бичиг байгаа эсэхийг бус, тогтолцоо хугацааны туршид бодитоор ажиллаж, сайжирч байгаа эсэхийг шалгана.

Манай “En-route Perfection” уриа үүнийг илэрхийлдэг: төгс байдал бол нэг удаа хүрээд зогсох цэг биш, тасралтгүй сайжрах чиглэл юм.

Хэр хугацаа шаардагдах вэ?

Удирдлагын дэмжлэг сайн, бэлэн байдлын эхний түвшин боломжийн, нэг байршилтай байгууллагын хувьд 3–6 сар нь бодитой төлөвлөлтийн хугацаа байж болно.

Харин олон байршилтай, хэд хэдэн стандартыг зэрэг нэвтрүүлж байгаа, эсхүл эхний бэлэн байдлын түвшин бага байгууллагад илүү урт хугацаа шаардагдана.

Хугацаанд зөвхөн эхний оноо нөлөөлөхгүй. Илэрсэн зөрүүний төрөл, шаардлагатай баримтжуулалт, бодит хэрэгжилт бий болгоход шаардагдах хугацаа, сургалт, удирдлагын оролцоо болон байгууллагын хэмжээ зэрэг олон хүчин зүйл нөлөөлнө.

Иймээс зөрүүний үнэлгээ хийж бодит нөхцөлийг тогтоохоос өмнө яг таг хугацаа амлах нь үндэслэлтэй төлөвлөлт биш юм.