Менежментийн тогтолцооны зөвлөх үйлчилгээ гэж юу вэ?

Менежментийн тогтолцооны зөвлөх үйлчилгээ гэдэгт юуг хамаардаг, юуг хамаардаггүй талаар тайлбарлъя. Өөр салбарын зарим байгууллага мөн ижил дөрвөн үсгийг ашигладаг боловч бид тэдгээр байгууллагатай ямар нэгэн холбоотой гэсэн үг биш юм.

Хэрэв та менежментийн тогтолцооны зөвлөх үйлчилгээ хайж байгаа бол зөв газартаа ирсэн байна.

Менежментийн тогтолцоо гэж юу вэ?

Менежментийн тогтолцоо гэдэг нь байгууллага бодитоор хэрхэн ажилладгийг тодорхойлдог үйл явц, хариуцлага, хяналтын нийлбэр юм. Өөрөөр хэлбэл ажил хэрхэн төлөвлөгддөг, хэн шийдвэр гаргадаг, ямар мэдээлэл бүртгэгддэг, асуудал гарсан үед ямар арга хэмжээ авдаг, үр дүнг хэрхэн хянаж, сайжруулдаг зэрэг нь менежментийн тогтолцооны хэсэг болно.

Байгууллага үүнийгээ “менежментийн тогтолцоо” гэж нэрлэдэг эсэхээс үл хамааран тодорхой хэлбэрээр аль хэдийн хэрэгжүүлж байдаг.

Стандарт нь ийм тогтолцоо зохистой ажиллахын тулд ямар үндсэн шаардлагууд хангагдсан байх ёстойг тодорхойлдог. Тухайлбал:

• ISO 9001 – чанарын менежмент
• ISO 14001 – байгаль орчны менежмент
• ISO 45001 – хөдөлмөрийн эрүүл мэнд, аюулгүй байдлын менежмент
• ISO/IEC 27001 – мэдээллийн аюулгүй байдлын менежмент

Анх удаа баталгаажуулалтад бэлтгэж буй байгууллагад хамгийн түрүүнд ойлгох зүйл нь менежментийн тогтолцоог бүхэлд нь шинээр зохиох шаардлагагүй гэдэг юм. Харин байгууллага аль хэдийн хэрхэн ажиллаж байгаагаа стандартын шаардлагатай уялдуулан, хөндлөнгийн аудитор ойлгож, баталгаажуулж болохуйц байдлаар тодорхойлж, баримтжуулж, нотлох шаардлагатай.

Нийцэл гэж юу вэ?

Нийцэл гэдэг нь стандартын шаардлага болон байгууллагын бодит хэрэгжилтийн хоорондын зөрүү юм. Энэ зөрүүний тодорхой хэсэг нь бодит байж болно — шаардлагатай хяналт, үйл ажиллагаа үнэхээр хэрэгжээгүй байдаг.

Гэхдээ олон тохиолдолд асуудал нь хэрэгжилт бус, нотлох баримт байдаг. Өөрөөр хэлбэл хяналт бодитоор хэрэгждэг, ажилтнууд тогтмол ашигладаг боловч аудитын үед үүнийг батлах баримт бичиг, бүртгэл эсхүл бусад нотолгоо байхгүй байж болно.

Практикт менежментийн тогтолцоог баталгаажуулалтад бэлтгэх ажлын ихэнх хэсэг нь энэ хоёр дахь ангилалд буюу аль хэдийн хэрэгжиж буй үйл ажиллагааг баримтжуулж, аудитораар баталгаажуулах боломжтой нотлох баримттай болгоход чиглэдэг.

Зөвлөх үйлчилгээ юуг хамардаг вэ?

Манай менежментийн тогтолцооны зөвлөх үйлчилгээ нь тухайн байгууллагын хэрэгцээ болон сонгосон стандартаас хамааран дараах ажлуудыг хамарна:

• Сонгосон стандарттай харьцуулсан зөрүүний шинжилгээ хийх. Үнэлгээг зөвхөн асуулгын хариултаар бус, бодит хэрэгжилт болон нотлох баримтад тулгуурлан хийнэ.
• Стандартаар шаардлагатай бодлого, журам, бүртгэл болон бусад баримт бичгийг боловсруулах, сайжруулах.
• Ажилтнуудад мэдлэг, ойлголтын сургалт болон шаардлагатай тохиолдолд дотоод аудиторын сургалт зохион байгуулах.
• Тогтолцооны шаардлагыг байгууллагын өдөр тутмын үйл ажиллагаанд бодитоор хэрэгжүүлэхэд дэмжлэг үзүүлэх.
• Дотоод аудит болон удирдлагын дүн шинжилгээ хийхэд бэлтгэх, хэрэгжүүлэхэд дэмжлэг үзүүлэх.
• Баталгаажуулалтын байгууллагын 1-р шат болон 2-р шатны аудитад бэлтгэх.

Юуг хамаардаггүй вэ?

Бид гэрчилгээ олгодоггүй. Зөвлөх үйлчилгээ үзүүлж, менежментийн тогтолцоог боловсруулахад оролцсон байгууллага тухайн тогтолцоогоо өөрөө баталгаажуулах нь хараат бус байдлын зарчимтай нийцэхгүй. Иймээс баталгаажуулалтын аудитыг зөвлөх байгууллагаас тусдаа, хараат бус баталгаажуулалтын байгууллага гүйцэтгэнэ.

Баталгаажуулалтын байгууллагаа үйлчлүүлэгч өөрөө сонгоно.

Монгол Улсад

Монгол Улсад уул уурхай болон уул уурхайн салбарт бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ нийлүүлдэг байгууллагууд олон байдаг тул ISO 45001 нь түгээмэл сонголтын нэг байдаг. Мөн олон улсын байгууллага, томоохон захиалагч, түншүүд ISO стандартын шаардлага тавих тохиолдол элбэг.

Аудит англи эсхүл өөр хэлээр явагдах боломжтой ч менежментийн тогтолцооны баримт бичгийн үндсэн хэрэглэгч нь байгууллагын өөрийн ажилтнууд байдаг. Тиймээс бодлого, журам, заавар болон бусад баримт бичгийг өдөр тутам хэрэгжүүлэх хүмүүст ойлгомжтой, хэрэглэхэд хялбар хэлбэрээр, шаардлагатай тохиолдолд монгол хэлээр боловсруулах нь чухал.

Хэрэв та байгууллагынхаа бэлэн байдлын түвшнийг одоогоор тодорхой мэдэхгүй байгаа бол манай вебсайт дахь стандартад бэлэн байдлын үнэлгээний шалгах хуудасыг ашиглаж болно. Үнэлгээг бөглөхөд ойролцоогоор 15 минут шаардагдах бөгөөд байгууллагын бэлэн байдлыг 100 онооны хэмжүүрээр урьдчилан үнэлнэ.

Энэхүү оноо нь баталгаажуулалтын аудитын үр дүнг урьдчилан тогтоох бус, аль хэсэгт илүү анхаарал хандуулах шаардлагатайг тодорхойлоход зориулагдана.